Egy vállalat költözése jóval több, mint bútorok és számítógépek átszállítása egyik címről a másikra.
Egy rosszul megszervezett irodaköltöztetés könnyen okozhat kieső munkaórákat, informatikai problémákat, elveszett eszközöket, csúszó projekteket és elégedetlen munkatársakat. Egy jól előkészített költözés viszont akár úgy is végrehajtható, hogy a cég működésében alig okoz érzékelhető fennakadást.
Mutatjuk, mire érdemes figyelni, ha költöztetés cégeknek történik, és a cél nemcsak az, hogy minden megérkezzen az új irodába, hanem az is, hogy a vállalkozás közben működőképes maradjon.
Az irodaköltöztetés valójában logisztikai projekt
Lakossági költözésnél általában egy háztartást kell A pontból B pontba mozgatni.
Egy vállalat esetében azonban egyszerre kell kezelni:
- bútorokat,
- informatikai eszközöket,
- iratokat,
- tárgyalókat,
- raktárkészletet,
- dolgozói munkaállomásokat,
- speciális berendezéseket,
- és sok esetben az ügyfélfogadáshoz szükséges infrastruktúrát.
Ezért az irodaköltöztetés első lépése nem maga a pakolás.
Hanem a tervezés.
1. Határozzuk meg, mi nem állhat le
Az egyik legfontosabb kérdés:
mely üzleti folyamatoknak kell a költözés alatt is folyamatosan működniük?
Egy kereskedelmi cégnél ilyen lehet a rendelésfeldolgozás.
Egy szolgáltatónál az ügyfélszolgálat.
Egy ügynökségnél a projektmenedzsment és kommunikáció.
Egy pénzügyi vagy adminisztratív szervezetnél pedig a dokumentumok és rendszerek elérése.
A költözést ezért ezek köré kell megszervezni.
Nem feltétlenül az a cél, hogy minden egyszerre kerüljön át az új helyre. Sokkal biztonságosabb lehet több szakaszban költözni.
2. Készítsünk részletes eszközleltárt
Egy húsz-harminc fős iroda eszközállománya könnyen több száz különálló tételből állhat.
Érdemes előre rögzíteni:
- munkaállomásokat,
- monitorokat,
- laptopokat,
- nyomtatókat,
- hálózati eszközöket,
- irodabútorokat,
- tárgyalóberendezéseket,
- iratanyagokat,
- egyéb műszaki eszközöket.
Nagyobb költözésnél hasznos lehet minden csomagot vagy munkaállomást azonosítóval ellátni.
Például:
MARKETING / M12
vagy
PÉNZÜGY / P04
Így az új helyszínen azonnal látható, hogy melyik eszköz hová tartozik.
3. Az új iroda alaprajzát már költözés előtt érdemes véglegesíteni
Az egyik legnagyobb időveszteség akkor keletkezik, ha az új irodában derül ki, hogy nem tudjuk, melyik bútor hová kerüljön.
Ideális esetben az irodaköltöztetés előtt már rendelkezésre áll egy berendezési terv.
Ezen szerepelhet:
- részlegek elhelyezkedése,
- munkaállomások száma,
- tárgyalók,
- tárolók,
- nyomtatók,
- közösségi terek,
- informatikai pontok.
Így a költöztetők az érkezéskor nem egyetlen helyiségbe pakolnak mindent, hanem rögtön a végleges vagy ahhoz közeli helyre viszik az eszközöket.
4. Az IT-infrastruktúrát külön projektként kell kezelni
Az irodaköltözés egyik legkritikusabb pontja általában az informatika.
A bútorok megérkezése önmagában még nem jelenti azt, hogy a dolgozók másnap munkába tudnak állni.
Szükség lehet:
- internetkapcsolat beüzemelésére,
- hálózat konfigurálására,
- Wi-Fi rendszer telepítésére,
- szerverek költöztetésére,
- nyomtatók és egyéb eszközök beállítására,
- beléptetőrendszer aktiválására.
A fontos rendszereknél ezért érdemes külön átállási tervet készíteni.
A cél az, hogy a fizikai költözés és az informatikai átállás időzítése összhangban legyen egymással.
5. Érdemes szakaszos költözésben gondolkodni
Nagyobb cégeknél gyakran kockázatos minden részleget ugyanazon a napon költöztetni.
Hatékonyabb lehet például:
1. nap: ritkán használt eszközök és archívum
2. nap: háttérfunkciók
3. nap: fő munkaállomások
4. nap: vezetőség és kritikus részlegek
Így mindig maradhat működőképes kapacitás a régi vagy az új helyszínen.
A szakaszos költözés különösen fontos lehet olyan vállalatoknál, ahol az ügyfélkiszolgálás vagy termelési folyamat nem szakítható meg.
6. Hétvégi irodaköltöztetés: sokszor megéri
Lakossági költözésnél a hétvége elsősorban kényelmi kérdés.
Cégeknél viszont üzleti döntés.
Ha pénteken munkaidő után elkezdődik a költözés, és hétfő reggelre működőképes az új iroda, a vállalat jelentős mennyiségű kieső munkaórát takaríthat meg.
Természetesen ehhez pontos tervezés szükséges.
A költöztető csapat, az IT-szolgáltató, a facility management és a vállalati koordinátor munkáját össze kell hangolni.
7. Ne minden menjen automatikusan az új irodába
Az irodaköltözés kiváló alkalom az eszközállomány felülvizsgálatára.
Gyakran évek óta tárolunk:
- használaton kívüli monitorokat,
- régi székeket,
- elavult számítógépeket,
- felesleges dokumentumokat,
- ritkán használt bútorokat.
Ezeket nem feltétlenül érdemes költöztetni.
Minden feleslegesen elszállított tétel:
- rakodási időt,
- járműkapacitást,
- tárolóhelyet,
- és végső soron pénzt igényel.
Ezért a selejtezés az egyik legegyszerűbb módja az irodaköltöztetés költségeinek csökkentésére.
8. Külön kezeljük az érzékeny dokumentumokat
A vállalati költözés során üzleti szempontból érzékeny iratok is mozoghatnak.
Ilyenek lehetnek:
- szerződések,
- HR-dokumentumok,
- pénzügyi anyagok,
- ügyféladatok,
- stratégiai dokumentumok.
Ezek szállításánál érdemes előre meghatározni, ki felel a csomagolásért, átvételért és ellenőrzésért.
Nem minden iratot célszerű ugyanúgy kezelni, mint egy doboz irodaszert.
9. Jelöljünk ki egyetlen projektfelelőst
Egy nagyobb vállalati költözés gyorsan kezelhetetlenné válhat, ha minden részleg külön egyeztet a költöztető céggel.
Hatékonyabb, ha van egy kijelölt belső koordinátor.
Ő tartja a kapcsolatot:
- a költöztető céggel,
- az IT-szolgáltatóval,
- facility managementtel,
- a vezetőséggel,
- a részlegek felelőseivel.
Így a döntések és változások egyetlen kommunikációs csatornán futnak keresztül.
10. Fotókkal és helyszíni felméréssel pontosabb lehet az ajánlat
Egy kisebb iroda esetében akár fotók és egy részletes eszközlista alapján is készülhet előzetes kalkuláció.
Nagyobb vállalati költözésnél azonban érdemes lehet helyszíni felmérést kérni.
Ilyenkor előre tisztázható:
- a szükséges járművek száma,
- rakodók létszáma,
- speciális eszközigény,
- parkolási lehetőség,
- emeletek és liftek,
- várható időigény.
Minél pontosabb a felmérés, annál kisebb az esélye annak, hogy a költözés közben derül ki: több kapacitásra lenne szükség.
Költöztetés cégeknek: az árnál fontosabb lehet a kieső munkaidő
Vállalati környezetben a költözés árát nem érdemes kizárólag a költöztető számlája alapján értékelni.
Tegyük fel, hogy egy harmincfős iroda költözése miatt minden munkatárs elveszít egy teljes munkanapot.
Ez összesen harminc munkanapnyi kapacitás.
Ehhez képest egy magasabb költségű, de gyorsabb és jobban szervezett költöztetés cégeknek üzleti szempontból sokkal kedvezőbb lehet.
A valódi kérdés tehát nem feltétlenül az:
Mennyibe kerül az irodaköltöztetés?
Hanem:
Mennyibe kerül a vállalatnak a teljes átállás?
A jó irodaköltöztetés szinte láthatatlan
Egy jól megszervezett vállalati költözés végeredménye nem az, hogy sikeresen átvittünk száz íróasztalt és ötven monitort.
Hanem az, hogy pénteken a dolgozók még a régi helyen dolgoznak, hétfőn pedig már az új irodában tudják folytatni a munkát.
Ehhez a költöztetést nem egyszerű fuvarozási feladatként, hanem logisztikai projektként kell kezelni.
Megfelelő ütemezéssel, eszközleltárral, IT-tervvel, kijelölt projektvezetővel és tapasztalt költöztető csapattal jelentősen csökkenthető a leállás, a kockázat és a vállalati működésre gyakorolt hatás.
borítókép: Austin Distel // Unsplash